Behandling av personuppgifter i kommunarkivet
Här finns information om hur Svedalas arkivmyndighet hanterar personuppgifter som överlämnats för slutarkivering.
Om arkivmyndighetens uppdrag
Kommunens arkivmyndighet ansvarar för kommunarkivet och de personuppgifter som finns lagrade där. Enligt kommunens arkivreglemente är kommunstyrelsen arkivmyndighet.
Arkivmyndigheten övertar handlingar från kommunens andra myndigheter (nämnderna) när dessa inte längre behöver handlingarna i sin löpande verksamhet. När handlingarna överförs från de kommunala myndigheterna till arkivmyndigheten övertar arkivmyndigheten ansvaret för personuppgifterna som finns i handlingarna. Arkivmyndigheten mottager även arkiv från de kommunala bolagen, samt under vissa omständigheter arkiv från så kallade enskilda arkivbildare.
Handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten faller under offentlighetsprincipen, med undantag för handlingar som tillhör enskilda arkiv. Detta innebär att allmänheten har rätt att ta del av information i handlingarna, inklusive personuppgifter, om utlämningen inte begränsas på grund av någon sekretessreglering. Mer information om allmänna handlingar och sekretess finns på vår webbplats.
Fysisk åtkomst till personuppgifter
När arkivmyndigheten mottagit fysiska handlingar bevaras dessa i någon av arkivmyndighetens tre arkivdepåer: Centralarkivet, Skolarkivet eller Gamla arkivet. Det är enbart personal hos Kommunledningskontorets Kanslienhet som har åtkomst till arkivdepåerna Skolarkivet och Gamla arkivet.
Centralarkivet används av Kommunledningskontorets HR-enhet som mellanarkiv för personalakter och därför har även personal hos HR-enheten åtkomst till nycklar till Centralarkivet. Handlingarna som tillhör arkivmyndigheten i Centralarkivet är dock avskilda från personal hos HR-enheten genom att arkivhyllorna är låsta. Det är enbart personal hos Kommunledningskontorets Kanslienhet som har åtkomst till nycklarna till arkivhyllorna i Centralarkivet.
Begränsning av dataskyddsrättigheter vid behandling av personuppgifter för arkivändamål
Arkivförordningen (1991:446) begränsar vissa av rättigheterna som Dataskyddsförordningen (GDPR) ger dig. Begränsningarna i dessa rättigheter gäller bara för personuppgifter som förekommer i arkivmaterial som överlämnats till arkivmyndigheten för långtids- och slutförvaring.
Arkivmyndigheten behöver, enligt arkivförordningen, inte lämna bekräftelse, tillgång till personuppgifter och information enligt artikel 15 i Dataskyddsförordningen (GDPR) när det gäller personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten, om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära oproportionerligt stor arbetsinsats. Arkivmyndigheten behöver heller inte rätta eller komplettera personuppgifter enligt artikel 16 i Dataskyddsförordningen (GDPR) eller begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 i Dataskyddsförordningen (GDPR), i arkivmaterial som har överlämnats till myndigheten. Slutligen gäller inte rätten att göra invändningar enligt artikel 21 i Dataskyddsförordningen (GDPR) vid en arkivmyndighets behandling av personuppgifter i arkivmaterial som har överlämnats till arkivmyndigheten.
Bortsett från dessa begränsningar ska arkivmyndigheten följa Dataskyddsförordningen (GDPR) på samma sätt som resten av de kommunala myndigheterna. Mer information om hur kommunen hanterar personuppgifter finns på vår webbplats.
