Ärenden och handlingar
Kontakt
Sara Karlsson
Informationssamordnare
040-626 81 29
sara.karlsson@svedala.se
För att underlätta för dig som medborgare att hitta det du söker hos kommunen har vi en skyldighet att hålla ordning på våra allmänna handlingar genom registrering, förvaring och arkivering. Vi håller allmänna handlingar ordnade på så sätt att vi lätt hittar det vi söker.
Varje myndighet förvarar sina egna handlingar. Varje nämnd i kommunen har en egen informationshanteringsplan som beskriver vilka handlingar som nämnden ska spara och hur länge. Informationshanteringsplanen anger också när de ska förstöra (gallra) eller flytta handlingar till det centrala kommunarkivet. Till informationshanteringsplanen finns också en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen redogör för hur organisationen och handlingarna för just den nämnd hanterades i olika perioder och skeenden.
Vanligtvis är det kommunens registratorer som registrerar och håller ordning på handlingarna i ett diarium. Vill du få tillgång till en allmän handling vänder du dig till våra registrator.
Registratorer Svedala kommun
Handlingar samlas i olika ärenden i ett diarium
Varje myndighet (nämnd) har ett diarium och där finns handlingar (dokument) som de samlat i olika ärenden. I diariet hittar du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även mejl som kommer in till en kommun är i regel offentliga och du får, med vissa undantag, läsa alla dem.
Rätt att läsa handlingar hos kommunen
Enligt offentlighetsprincipen har du rätt att läsa handlingar som finns hos kommunen. Men det finns vissa undantag, du får inte läsa sekretessbelagda handlingar eller sådana som innehåller personuppgifter enligt dataskyddsförordning (GDPR).
Frågor och svar
För att ge dig insyn i vår verksamhet har du och resten av allmänheten rätt att begära ut handlingar av oss. Alla våra handlingar är däremot inte allmänna handlingar. Här får du svar på dina frågor om allmänna handlingar.
Frågor och svar om allmänna handlingar
-
Hur tar jag del av en allmän handling?
Det enklaste sättet för dig att ta del av en allmän handling är att skicka din förfrågan till den relevanta nämndens registrator. Beroende på förfrågans omfattning och eventuell sekretessbedömning kan utlämnandet av handlingen/handlingarna ta olika lång tid. Grundprincipen är däremot att vi ska lämna ut handlingarna skyndsamt. Detta innebär att utlämnandet av allmänna handlingar är en högt prioriterad arbetsuppgift.
Kostnaden för kopior av allmänna handlingar regleras i kommunens kopieringstaxa.
-
Vad är en handling?
En handling kan beskrivas som ett fysiskt eller digitalt objekt som innehåller information. Fysiska handlingar existerar oftast i pappersform. Exempel på fysiska handlingar som vi hanterar är protokoll och avtal. Digitala handlingar finns i olika filformat, exempelvis .doc-, .pdf- och .jpg-filer, och du kan oftast läsa dem på en "vanlig" dator. Exempel på digitala handlingar som vi hanterar är mejl och e-förslag.
-
Vad är en allmän handling?
Begreppet allmän handling bär på en specifik juridisk innebörd som bestäms i Tryckfrihetsförordningen. På en väldigt övergripande nivå finns det några grundkriterier för att en handling ska vara en allmän handling:
Handlingar kan också vara allmänna genom att de:
- Justeras
- Arkiveras
- Tillhör ett ärende som är slutbehandlat
-
Vad är inte en allmän handling?
En handling som existerar hos någon av våra nämnder, men varken har kommit in till eller skickats från nämnden, är inte allmän. Om handlingen heller inte justerats, inte arkiverats eller inte tillhör ett ärende som är slutbehandlat är den inte allmän. En handling som finns hos en myndighet men inte är allmän kallas ofta för arbetsmaterial.
-
Vad är en offentlig handling?
En offentlig handling är en allmän handling som är tillgänglig för offentligheten. De flesta allmänna handlingar är offentliga, men det finns undantag. Undantagen är allmänna handlingar som innehåller uppgifter som belagts med sekretess. Sådana handlingar kallas ofta för sekretessbelagda handlingar.
-
Vad är en sekretessbelagd handling?
En sekretessbelagd handling är en allmän handling som har belagts med sekretess. Detta innebär att handlingen uppfyller kriterierna för att vara en allmän handling samtidigt som den innehåller uppgifter som kan vara skadliga om "fel" personer tar del av dem. Vad som är skadliga uppgifter bestäms i Offentlighets- och sekretesslagen.
Vi kan bara vägra att lämna ut en allmän handling genom att belägga den med sekretess. När vi belägger en allmän handling med sekretess måste vi hänvisa till en specifik paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen som berättigar vår vägran att lämna ut handlingen.
Vi ska i så lång utsträckning som möjligt lämna ut handlingar som innehåller sekretessreglerade uppgifter genom att maskera uppgifterna som är skadliga.
