Personuppgiftsbehandling för genomförande av arbetsuppgifter

HR16.0

Anställd ska kunna registrera arbetsförändring, frånvaro, anhörigs kontaktuppgifter, med mera.

Förnamn, efternamn, personnummer, inloggningsuppgifter, andra personuppgifter som anges i verksamhetssystemet.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten.

CGI Sverige AB genom verksamhetssystem Heroma.

HR17.0

Anställd ska kunna rapportera olika arbetsplatsrelaterade ärenden, exempelvis tillbud.

Förnamn, efternamn, personnummer, inloggningsuppgifter, andra personuppgifter som anges i verksamhetssystemet.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och berörd chef.

Skyddsombud.

AFA Livförsäkringsaktiebolag/
Sjukförsäkringsaktiebolag/
Trygghetsförsäkringsaktiebolag, genom verksamhetssystem KIA.

IT01.0 

Anställda ska få åtkomst till användargränssnittet och operativsystemet i sin tjänstedator.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Information om vilka processer den anställde initierar och kör på datorn. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Personuppgiftsbiträde Microsoft, som leverantör av operativsystem.

Eventuellt: Intel Inc. genom Intel Management Engine (ME) som bland annat består av ett dolt operativsystem integrerat i datorns hårdvara.   

IT02.0 

Anställda ska få åtkomst till användargränssnittet och operativsystemet i sin tjänstetelefon.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Information om vilka processer den anställde initierar och kör på telefonen.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Personuppgiftsbiträde Apple Inc. om du har en iOS-telefon.

Personuppgiftsbiträde Alphabet om du har en Android-telefon. 

IT03.0 

Anställda ska kunna ta emot och skicka information genom en webbläsare.

Beroende på hur du använder webbläsaren kommer olika personuppgiftstyper att behandlas. Exempelvis kan din IP-adress, hur länge du har besökt en webbplats, din ålder, din geografiska position, vilka sociala medier du har loggat in på, med mera, behandlas. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten. 

Personuppgiftsbiträde Alphabet om du använder Google Chrome.

Personuppgiftsbiträde Microsoft om du använder Microsoft Edge.

Både exempelvis Google och Microsoft implementerar RTB (Real Time Bidding) vilket innebär att information om hur du navigerar och beter dig på webben säljs till tusentals underbiträden. 

Eventuellt: Allmänheten om exempelvis den anställdes webbhistorik begärs utlämnad enligt offentlighetsprincipen. 

IT04.0 

Anställda ska kunna ta emot och skicka olika typer av datapaket över internet.

Tekniska metadata, trafikdata.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Tele2 Sverige AB i egenskap av att vara kommunens leverantör av kommunikationstjänster.

IT05.0 

Anställda ska kunna ta emot och skicka e-post. 

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Tekniska metadata, trafikdata.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel.

Innehåll i e-postmeddelanden (text, bifogade filer etc.).

Personal och andra personer som tar emot och skickar e-post.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten. 

Personuppgiftsbiträde Microsoft.

Tele2 Sverige AB kan se tekniska metadata i form av trafikdata.

Eventuellt: olika ägare av MTA-servrar som används för att tekniskt överföra din e-post till mottagaren.

Eventuellt: Allmänheten om e-posten är allmänna handlingar och begärs utlämnade.

IT06.0 

Anställda ska kunna skapa och redigera exempelvis textfiler och kalkylblad med hjälp av applikationer från kontors/produktivitetssystem.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel.

Innehållet i filerna (text, bilder etc.). 

Personal och andra personer som filerna delas med.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Personuppgiftsbiträde Microsoft genom applikationer ur exempelvis Office 365-sviten.

IT07.0 

Anställda ska kunna scanna och framställa elektroniska kopior av pappershandlingar med hjälp av multifunktionsskrivare.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress. 

Eventuella personuppgifter i själva handlingen som scannas/kopieras.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Personuppgiftsbiträde Microsoft genom synk av mejllåda med Microsoft Exchange.

I förekommande fall: anställda hos Konica Minolta vid viss service av multifunktionsskrivare. 

IT08.0 

Anställda ska kunna boka sammanträdesrum, fordon, cyklar och utrustning. 

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Förnamn, efternamn.

Eventuell information om sammanträde. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten.

Samtliga anställda som har behörighet till bokningssystemet kan se bokningarna. 

IT09.0 

Anställda ska kunna komma in i relevanta kommunägda lokaler genom elektronisk identifiering och förvaltningen ska ha en översikt över vem som har fått åtkomst till vilka lokaler för att få bättre lokal- och inventariesäkerhet. 

Elektroniska verifierande uppgifter (genom tagg).

Metadata från tekniska processer (“tagglogg”). 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på IT-enheten.

IT10.0 

Arbetsgivaren ska ha en översikt över vilka IP-enheter som ansluter sig till kommunens nätverk, samt ha möjlighet att granska vilka datapaket dessa enheter överför och tar emot, för att få bättre informations- och IT-säkerhet och för att bättre kunna felsöka eventuella problem. 

Metadata från tekniska processer (“nätverkslogg”).

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på IT-enheten.

Personuppgiftsbiträde ITRSgroup genom verksamhetssystem OP5.

IT11.0 

Anställda ska kunna använda e-tjänstportalen: https://e-tjanster.svedala.se/ och initiera och handlägga ärenden i portalen. 

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter). 

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, personnummer. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på IT-enheten. 

Om autentisering i e-tjänster görs genom BankID kommer elektroniska verifierande uppgifter behandlas av Finansiell ID-Teknik BID AB.

Om autentisering i e-tjänster görs genom Freja eID kommer elektroniska verifierande uppgifter behandlas av Freja eID Group AB. 

Om autentisering i e-tjänster görs genom Telia e-legitimation kommer elektroniska verifierande uppgifter behandlas av Telia Sverige AB. 

Eventuellt: Nordic Peak AB vid enskilda supportärenden. 

Eventuellt: Allmänheten om handlingar ur e-tjänsten är allmänna handlingar och begärs utlämnade.

KA03.0

Anställda ska kunna handlägga felanmälningar, synpunkter och e-förslag som inkommer till kommunen.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kanslienheten. 

Digital Fox AB genom verksamhetssystem DF Respons. 

I de fall svaret på synpunkten publiceras på webben får allmänheten åtkomst till handläggarens förnamn, efternamn, titel och tjänstemejladress. 

KA04.0

Arkivmyndigheten ska ta emot och slutarkivera handlingar i enlighet med arkivlagen och nämndernas informationshanteringsplaner.

Alla personuppgiftstyper som kan existera inom kommunal verksamhet.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kanslienheten.

I de fall handlingarna inte omfattas av sekretess kan allmänheten få åtkomst till personuppgifterna i handlingarna. 

KM01.0

Anställda ska kunna hitta kontaktuppgifter till andra anställda.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter för åtkomst till intranätet och Trio).

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, titel.

I förekommande fall: tjänstetelefonnummer, personlig information som den anställde angivit om sig själv på sin “profilsida”.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kommunikationsenheten och IT-enheten. 

Personuppgiftsbiträden Netrelations/TietoEvry Oyj som leverantör av kommunens intranät.

Personuppgiftsbiträde Enghouse Interactive AB genom verksamhetssystem Trio.

Samtliga anställda i Svedala kommun. 

KM02.0

Anställda ska kunna dela med sig av information till andra anställda på intranätet genom att exempelvis lägga upp nyheter eller skapa nya sidor.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter för åtkomst till intranätet).

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress. 

Eventuella personuppgifter som framgår av informationens innehåll.

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kommunikationsenheten. 

Personuppgiftsbiträden Netrelations/TietoEvry Oyj.

Samtliga anställda i Svedala kommun, om informationen inte behörighetsstyrs. 

EK01.0 

Anställda ska kunna ta emot, attestera och kontera fakturor.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel. 

Fakturareferens.

Information om vilka produkter och tjänster som den anställde har attesterat och konterat. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Ekonomi- och utvecklingsenheten. 

Personuppgiftsbiträde CGI Sverige AB genom verksamhetssystem Raindance.  

Samtlig personal som har åtkomst till verksamhetssystem Raindance kan se förnamn, efternamn, tjänstemejladress och fakturareferens till alla andra anställda som har behörighet till systemet. 

I de fall fakturorna inte omfattas av sekretess kan allmänheten få åtkomst till personuppgifterna i fakturorna, om de begärs utlämnade enligt offentlighetsprincipen. 

KA01.0 

Anställda ska få åtkomst till att läsa och administrera vissa nämndärenden, ha möjlighet att registrera vissa handlingar i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, samt lagra och administrera elektroniska avtalshandlingar.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

I förekommande fall: innehållet i skrivelser som handläggare gör. 

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kanslienheten och IT-enheten.

Personal hos samtliga verksamhetsområden som har åtkomst till systemet och olika databaser i systemet. Behörigheten till vem som ska se vad styrs av beställningar från respektive chef samt genom användandet av behörighetsgrupper i systemet.

I de fall handlingar begärs utlämnade, eller i de fall den anställde skriver tjänsteskrivelser i ärenden, får allmänheten åtkomst till förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer och titel.

Visma Consulting AB genom verksamhetssystem Ciceron DoÄ. 

KA02.0 

Anställda ska kunna se vem som har registrerat och skapat handlingar i vissa nämndärenden.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer, titel.

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på Kanslienheten och IT-enheten.

Personal hos samtliga verksamhetsområden som har åtkomst till systemet och olika databaser i systemet. Behörigheten till vem som ska se vad styrs av beställningar från respektive chef samt genom användandet av behörighetsgrupper i systemet.

Visma Consulting AB genom verksamhetssystem Ciceron DoÄ. 

KM03.0 

Allmänheten ska kunna kontakta vissa anställda.

Förnamn, efternamn, tjänstemejladress, tjänstetelefonnummer.

Allmänheten genom kommunens webbplats https://www.svedala.se 

Olika söktjänster på webben, såsom Google eller Internet Archive, som använder sig av crawlers, vilket är system som lagrar och indexerar information som publiceras på webben. 

HR10.0 

Chefer ska kunna logga in i chefsportalen. 

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Tekniska metadata såsom IP-adresser.

Draftit AB genom verksamhetssystem Draftit.

HR11.0 

Rekryterare ska kunna logga in i rekryteringsportalen. 

Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter).

Tekniska metadata såsom IP-adresser 

Talentech AB genom verksamhetssystem ReachMee.