Personuppgiftsbehandling för administrering av din anställning
Foto: Jens Lindström, Scandinav
Här är information om hur kommunen behandlar personuppgifter för att kunna administrera din anställning.
Notera att du när som helst har rätt att invända mot en eller flera behandlingar av dina personuppgifter samt att du har rätt att när som helst begära information om vilka av dina personuppgifter som vi behandlar och för vilka ändamål. Kontakta kommunstyrelsens dataskyddsombud om du har invändningar mot ett eller flera av ändamålen. Du har även rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.
Kontaktuppgifter till kommunens dataskyddsombud.
Lämna ett klagomål på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen är kommunstyrelsen.
Laglig behandlingsgrund
Vilka lagliga behandlingsgrunder som finns för behandling av personuppgifter bestäms i dataskyddsförordningens (GDPR) sjätte artikel.
Våra lagliga behandlingsgrunder är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åligger oss som arbetsgivare, samt för att fullgöra ett avtal (ditt anställningsavtal).
Tabell med information om behandling
Följande tabell innehåller mer detaljerad information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Om du läser denna sida på en mobil enhet med liten skärm rekommenderar vi att du öppnar tabellen i länkad PDF-fil.
Tabell med information om behandling i PDF-format.
|
# |
Ändamål för behandling |
Personuppgiftstyper |
Mottagare av personuppgifter |
|---|---|---|---|
|
HR01.0 |
Arbetsgivaren skickar information om medarbetares anställning för att Försäkringskassan ska kunna genomföra utbetalning av avlöningsformer i form av sjukpenning, föräldrapenning mm. |
Förnamn, efternamn, personnummer, lön, anställningstid, anställningsform, heltidsmått, frånvaro, arbetsförändringar, årsarbetstid och andra ersättningar |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. CGI Sverige AB genom verksamhetssystem Heroma. Försäkringskassan. |
|
HR02.0
|
Arbetsgivaren ska kunna genomföra pensionsavsättning. |
Förnamn, Efternamn, personnummer, avsättningsbelopp. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. KPA. |
|
HR03.0
|
Arbetsgivaren ska kunna genomföra avsättning av löneväxling. |
Förnamn, efternamn, personnummer, löneväxlingsbelopp. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och ekonomienheten. Folksam. |
|
HR04.0 |
Arbetsgivaren ska kunna genomföra utbetalning av avlöningsförmåner och tillhandahålla lönespecifikation. |
Förnamn, efternamn, personnummer, adress, postadress, nettolön, bruttolön, preliminär skatt. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och ekonomienheten. Swedbank. |
|
HR05.0 |
Arbetsgivaren ska kunna redovisa lagstadgade uppgifter. |
Bruttolön, skatteavdrag och nettolön. Förnamn, efternamn, personnummer. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och ekonomienheten. Skatteverket. |
|
HR06.0 |
Arbetsgivaren ska kunna administrera anställds anställning. Exempelvis betala ut lön och pension. |
Privat mejladress och telefonnummer, förnamn, efternamn, personnummer, adress, postadress. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten, IT-enheten och ekonomienheten. Chef och eventuell samordnare och bokare på arbetsplats. CGI Sverige AB genom verksamhetssystem Heroma. |
|
HR06.1 |
Anställd ska kunna underteckna anställningsavtal digitalt. |
Elektroniska verifierande uppgifter. |
Om BankID används kommer elektroniska verifierande uppgifter att behandlas av Finansiell ID-Teknik BID AB. |
|
HR07.0 |
Arbetsgivaren ska ha ett stödsystem till chefer i rehabkedjan och för kontroll av sjukfrånvaro. |
Förnamn, efternamn, personnummer. Anledning till frånvaro genom exempelvis läkarintyg. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och berörd chef. Miljödata i Karlskrona Aktiebolag genom verksamhetssystem Adato. |
|
HR08.0 |
Arbetsgivaren ska kunna anmäla tillbud och arbetsskador, samt hantera dessa anmälningar. |
Förnamn, efternamn, personnummer. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten och berörd chef. Skyddsombud. AFA Livförsäkringsaktiebolag/ |
|
HR09.0 |
Arbetsgivaren ska kunna beställa företagshälsovård åt anställda. |
Förnamn, efternamn, personnummer, titel, mobilnummer, mejladress. Anledning till behov av vård. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Chefer. Falck. |
|
HR12.0 |
Arbetsgivaren ska kunna genomföra lönekartläggningar. |
Förnamn, efternamn, personnummer, kön, lön, andra anställningsförmåner, anställningstid, titel. För personal på HR-enheten: Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter). |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Edge HR AB (Simployer) genom verksamhetssystem Edge HR. |
|
HR12.1 |
Arbetsgivaren ska kunna genomföra löneanalyser som kan ligga som underlag i den lönepolitiska diskussionen. |
Förnamn, efternamn, personnummer, lön, anställningstid, anställningsform, titel, heltidsmått. För personal på HR-enheten: Elektroniska verifierande uppgifter (inloggningsuppgifter). |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Adda AB och Tietoevry Oyj genom verksamhetssystem Lönelänken. |
|
HR13.0 |
Arbetsgivaren ska kunna genomföra medarbetarenkäter och därigenom undersöka arbetsmiljön på arbetsplatsen. |
Mejladress, födelseår, nämnd och verksamhetsområde samt enhet som den anställde tillhör, kön, anställningsdatum, närmsta chef, yrkeskategori. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Netigate AB genom verksamhetssystem Netigate. |
|
HR14.0 |
Arbetsgivaren ska kunna registrera förändringar i anställning och lön på anställda som tecknat förmånscykel. |
För anställda som tecknat förmånscykel: Förnamn, efternamn, personnummer, frånvaro, avslutsdatum. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Eccochange AB genom verksamhetssystem Nolladmin. |
|
HR15.0 |
Arbetsgivaren ska kunna svara på förfrågningar från Kronofogden, genomföra löneutmätningar och redovisa avdraget utmätningsbelopp. |
Förnamn, efternamn, personnummer, lön, anställningsform, anställningstid, arbetstid, arbetsplats. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på HR-enheten. Kronofogden.
|
|
EK02.0 |
Arbetsgivaren ska kunna analysera uppgifter om anställda och använda dessa som underlag i sitt beslutsfattande. |
Personuppgifter om anställda från verksamhetssystem Heroma hämtas till verksamhetssystem QlikSense. I detta ingår namn, efternamn, personnummer, mejladress, telefonnummer, anställningstid, lön, sysselsättningsgrad, anställningsform, anställningsavtal och uppgifter om sjukfrånvaro. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten och HR-enheten. Olika anställda inom kommunen som har tillgång till Qlear-applikationer kan se vissa anställdas personuppgifter i systemet. För personer som är markerade som anonyma i Heroma raderas personnummer och andra identifierande personuppgifter när data transformeras av Qlear, vilket innebär att anställda som enbart har åtkomst till slutapplikationerna inte kan se dessa personuppgifter. Däremot har personerna som har åtkomst till data direkt från servrarna (personal på IT-enheten och konsulter från Qlear) åtkomst till dessa personuppgifter innan de har raderats. Personuppgiftsbiträde Qlear AB genom verksamhetssystem QlikSense. |
